1. Responsable y alcance
El portal es operado para apoyar la gestión administrativa de Conjunto Residencial Ficus. La información será utilizada por la administración, personal autorizado y proveedores tecnológicos estrictamente necesarios para prestar el servicio.
Esta política aplica a propietarios, arrendatarios, residentes, personal autorizado y demás usuarios que accedan al portal.
2. Datos que podemos recolectar
Podemos recolectar correo electrónico, tipo de vinculación, nombre completo, teléfono, información de la unidad residencial, ocupantes, mascotas, vehículos, solicitudes PQR, comentarios administrativos, estados de revisión y registros de actividad necesarios para la trazabilidad del portal.
Para prevenir uso abusivo del asistente virtual, conservamos registros técnicos mínimos de consultas autorizadas: la cuenta autenticada, fecha y resultado técnico. No conservamos la dirección IP, el contenido de la conversación, sus respuestas ni identificadores de sesión en dichos registros.
No solicitamos datos sensibles que no sean necesarios para la administración del portal o la gestión de la copropiedad.
3. Finalidades del tratamiento
Los datos se tratan para las siguientes finalidades:
- Crear y validar perfiles de residentes o personal autorizado.
- Mantener actualizada la información de contacto y unidad.
- Gestionar solicitudes, quejas, reclamos, sugerencias y reportes PQR.
- Permitir consultas al asistente virtual del portal.
- Enviar comunicaciones operativas relacionadas con el perfil o las PQR.
- Mantener trazabilidad, seguridad, auditoría y continuidad administrativa.
4. Base legal y consentimiento
El tratamiento se realiza conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015 y, en lo correspondiente a la copropiedad, a la Ley 675 de 2001. Esta versión fue aprobada por la copropiedad y se encuentra vigente desde la fecha de actualización indicada en esta política.
Al usar el portal, el usuario declara que conoce y acepta esta política y autoriza el tratamiento de sus datos personales para las finalidades descritas.
5. Servicios tecnológicos de apoyo
El portal puede apoyarse en servicios tecnológicos de autenticación, base de datos, automatización operativa, almacenamiento, trazabilidad y comunicaciones necesarias para su funcionamiento.
Estos servicios se utilizan únicamente para ejecutar procesos propios del portal y no para vender, alquilar o divulgar información personal con fines comerciales. Si un usuario requiere más información sobre el tratamiento tecnológico de sus datos, puede solicitarla a la administración de Conjunto Residencial Ficus.
6. Seguridad y acceso
La información se protege mediante autenticación por correo, controles de sesión, reglas de acceso, separación de roles y restricciones de base de datos. Solo la administración y el personal autorizado podrán revisar la información necesaria para cumplir sus funciones.
7. Conservación de datos
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para administrar el portal, atender solicitudes, mantener trazabilidad y cumplir obligaciones administrativas, legales o de seguridad. Cuando ya no sean necesarios, podrán ser actualizados, anonimizados o eliminados según corresponda.
Los registros técnicos mínimos de seguridad del asistente virtual se eliminan de forma programada en los plazos definidos para el portal y aprobados por la copropiedad antes de su lanzamiento.
8. Derechos de los titulares
Los titulares pueden solicitar acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad de sus datos personales cuando corresponda conforme a la normativa aplicable.
Para ejercer estos derechos, el usuario podrá comunicarse con la administración deConjunto Residencial Ficus o con el canal oficial definido por la copropiedad.
9. Cambios a esta política
Esta política podrá actualizarse para reflejar cambios normativos, técnicos u operativos. Cuando los cambios sean relevantes, el portal podrá solicitar una nueva aceptación.